Những điều cốt lõi về pháp luật lao động cho doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam

Tuyển những người lao động đầu tiên là lúc một công ty vừa thành lập bắt đầu vận hành thực sự. Quan hệ giữa doanh nghiệp và người lao động chủ yếu được điều chỉnh bởi Bộ luật Lao động 2019, áp dụng chung cho cả người sử dụng lao động Việt Nam và doanh nghiệp có vốn nước ngoài. Bộ luật này bảo vệ người lao động, nhưng cũng rõ ràng và dễ thực hiện khi ta hiểu được cấu trúc của nó. Có ba nội dung cần quan tâm ngay từ đầu: bản thân hợp đồng lao động, chế độ bảo hiểm bắt buộc, và thủ tục giấy phép lao động cho nhân sự nước ngoài.

Hợp đồng lao động

Hầu hết mọi quan hệ lao động nên dựa trên một hợp đồng lao động bằng văn bản, được giao kết trước khi người lao động bắt đầu làm việc. Chỉ những công việc rất ngắn — dưới một tháng — mới có thể giao kết bằng lời nói, và ngay cả khi đó thì hợp đồng bằng văn bản vẫn an toàn hơn. Bộ luật Lao động 2019 ghi nhận hai loại chính: hợp đồng không xác định thời hạn (không có thời điểm kết thúc) và hợp đồng xác định thời hạn tối đa 36 tháng.

Hợp đồng xác định thời hạn nhìn chung chỉ được giao kết tối đa hai lần liên tiếp — nói cách khác là một lần gia hạn. Nếu hợp đồng xác định thời hạn hết hạn mà người lao động vẫn tiếp tục làm việc, hai bên có một khoảng thời gian ngắn để ký hợp đồng mới; nếu không ký, hoặc khi đã dùng hết một lần gia hạn đó, quan hệ lao động thường đương nhiên chuyển thành không xác định thời hạn theo quy định của pháp luật. Điều này quan trọng, vì đôi khi người sử dụng lao động cho rằng có thể ký hợp đồng ngắn hạn nối tiếp nhau vô thời hạn — về nguyên tắc thì không được phép.

Hợp đồng có thể bao gồm thời gian thử việc, ghi ngay trong hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận bằng một hợp đồng thử việc riêng. Bộ luật giới hạn thời gian thử việc theo vị trí: tối đa 180 ngày với người quản lý doanh nghiệp, 60 ngày với công việc cần trình độ chuyên môn từ cao đẳng trở lên, 30 ngày với công việc cần trình độ trung cấp, và 6 ngày làm việc với các công việc khác. Trong thời gian thử việc, mỗi bên đều có quyền chấm dứt mà không cần báo trước và không phải bồi thường.

Hợp đồng cần nêu rõ công việc, địa điểm làm việc, thời giờ làm việc, tiền lương và kỳ trả lương, bảo hiểm xã hội và thời hạn. Một vài điểm người sử dụng lao động hay bỏ sót:

• Tiền lương nhìn chung được ghi và trả bằng đồng Việt Nam đối với người lao động làm việc tại Việt Nam.
• Làm thêm giờ bị giới hạn theo luật, thường phải có sự đồng ý của người lao động và được trả theo mức lương cao hơn.
• Người sử dụng lao động chỉ được đơn phương chấm dứt hợp đồng trong những trường hợp luật định, và thường phải báo trước; sa thải tùy tiện hoặc không đúng thủ tục là sai sót phổ biến và tốn kém.

Bảo hiểm bắt buộc và tiền lương

Việt Nam áp dụng chế độ bảo hiểm bắt buộc mà cả người sử dụng lao động và người lao động cùng đóng, tính trên tiền lương của người lao động. Chế độ này gồm ba cấu phần: bảo hiểm xã hội (ốm đau, thai sản, tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp, hưu trí và tử tuất), bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp. Việc đăng ký và đóng hằng tháng thuộc trách nhiệm của người sử dụng lao động, đồng thời doanh nghiệp khấu trừ phần đóng của người lao động từ tiền lương.

Người lao động nước ngoài làm việc theo hợp đồng lao động tại Việt Nam, trong đa số trường hợp, cũng thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế bắt buộc, nhưng không thuộc diện bảo hiểm thất nghiệp — vốn áp dụng cho người lao động Việt Nam. Một số trường hợp được loại trừ, ví dụ một số lao động di chuyển nội bộ trong doanh nghiệp. Bên cạnh bảo hiểm, doanh nghiệp còn khấu trừ và nộp thay thuế thu nhập cá nhân trên tiền lương. Làm đúng cơ chế tiền lương ngay từ tháng đầu giúp tránh truy thu, lãi chậm nộp và xử phạt về sau — cơ quan quản lý có đối chiếu.

Giấy phép lao động cho nhân sự nước ngoài

Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam thường phải có giấy phép lao động, do người sử dụng lao động xin trước khi bắt đầu công việc. Thủ tục thường bắt đầu bằng việc doanh nghiệp giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và được chấp thuận vị trí đó, sau đó nộp hồ sơ xin cấp phép, kèm các tài liệu như phiếu lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe và bằng chứng về trình độ hoặc kinh nghiệm. Giấy phép lao động thường có thời hạn tối đa hai năm và gắn với một người sử dụng lao động và một vị trí cụ thể.

Một số người nước ngoài thuộc diện miễn giấy phép lao động — ví dụ một số trường hợp di chuyển nội bộ trong doanh nghiệp, hoặc chỉ làm việc trong một số ít ngày — nhưng người được miễn thường vẫn cần được xác nhận thuộc diện miễn. Đến lượt mình, giấy phép lao động (hoặc văn bản xác nhận đó) là cơ sở để cấp thẻ tạm trú, cho phép người đó cư trú tại Việt Nam trong thời gian công tác. Vì bước chấp thuận vị trí cũng cần thời gian riêng, nên bắt đầu sớm trước ngày dự kiến làm việc.

Làm đúng ngay từ đầu

Tuân thủ pháp luật lao động không khó, nhưng không dung thứ cho việc làm tắt. Những vấn đề chúng tôi thường gặp nhất là hợp đồng sơ sài hoặc thiếu hợp đồng, đăng ký bảo hiểm trễ, và nhân sự nước ngoài bắt đầu làm việc trước khi có giấy phép. Mỗi vấn đề đều có thể tránh được nếu chuẩn bị một chút. Hãy xem hợp đồng, đăng ký bảo hiểm và giấy phép lao động như một chuỗi thủ tục tiếp nhận nhân sự thống nhất, và lưu giữ hồ sơ đầy đủ — cũng chính là những hồ sơ mà cơ quan lao động và bảo hiểm xã hội có thể yêu cầu xuất trình sau này.

Bài viết này là thông tin chung, cập nhật đến năm 2026, và không thay thế cho tư vấn pháp lý từ người hành nghề được cấp phép. Pháp luật và thủ tục có thể thay đổi, và mỗi tình huống cụ thể lại khác nhau, vì vậy vui lòng tham vấn chuyên gia trước khi hành động.